Política de Privacidad
Vigente desde el 1 de noviembre de 2025
Monteo Tool S.A.S. (en adelante, "Monteo Tool", "nosotros" o "nuestro") se compromete a proteger la privacidad y confidencialidad de la información personal que las instituciones educativas y sus usuarios proporcionan a través de nuestra plataforma de software.
La presente Política de Privacidad tiene como objetivo informar de manera clara y transparente sobre el tratamiento de los datos personales que realizamos, cumpliendo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia, así como con los principios internacionales de protección de datos personales.
Esta política aplica a toda la información recopilada a través de la plataforma Monteo Tool, ya sea proporcionada directamente por las instituciones educativas durante el registro y uso del servicio, o por los usuarios finales (estudiantes, docentes, administrativos) que acceden a la plataforma bajo la administración de cada institución.
El responsable del tratamiento de datos personales es:
- Razón social: Monteo Tool S.A.S.
- NIT: 902001375
- Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
- Correo electrónico: contacto@monteotool.com
- Sitio web: www.monteotool.com
Para cualquier consulta, solicitud o ejercicio de derechos relacionados con el tratamiento de datos personales, las instituciones educativas y usuarios pueden contactarnos a través del correo electrónico contacto@monteotool.com.
Monteo Tool actúa como proveedor tecnológico que ofrece infraestructura digital para la gestión académica y administrativa. Los datos personales son ingresados y administrados exclusivamente por cada institución educativa, quien actúa como responsable directo del tratamiento de dichos datos.
3.1 Datos recopilados de instituciones educativas
Durante el proceso de registro y uso de la plataforma, recopilamos la siguiente información de las instituciones educativas:
- Datos de identificación institucional: Nombre completo de la institución, siglas o identificador institucional, nombre de usuario institucional.
- Datos de contacto: Correo electrónico institucional, dirección física, municipio, departamento.
- Datos para facturación electrónica: Razón social, NIT, DV, régimen tributario, dirección de facturación, correo electrónico de facturación.
- Datos de acceso: Credenciales de acceso (correo electrónico y contraseña encriptada) de la cuenta ROOT.
3.2 Datos gestionados por las instituciones educativas
Las instituciones educativas ingresan y gestionan, bajo su exclusiva responsabilidad, los siguientes tipos de datos personales de sus usuarios (estudiantes, docentes, administrativos), siendo estos datos obligatorios para todos los usuarios independientemente de su rol:
- Datos de identificación básicos: Nombre de usuario, nombre, apellidos, fecha de nacimiento, sexo, tipo de sangre (RH).
- Datos de contacto: Dirección de correo electrónico (obligatorio), dirección física de residencia (obligatorio), número de teléfono (opcional).
- Datos médicos: Notas médicas que incluyen alergias, condiciones de salud, observaciones médicas relevantes.
- Datos de acudientes o responsables: Para todos los usuarios, la plataforma solicita obligatoriamente la información del primer acudiente o responsable, incluyendo: nombre completo, número de teléfono y parentesco o relación con el usuario. Opcionalmente, se puede registrar información de un segundo acudiente.
- Datos académicos (según corresponda al rol): Para estudiantes, se solicita adicionalmente la asignación a un curso específico. Durante el uso de la plataforma, se registran notas, calificaciones, asistencias, historial académico, cursos, materias y demás información relacionada con el desempeño académico.
- Documentos: Archivos cargados por los usuarios y solicitados por la institución, que pueden incluir copias de documentos de identidad, certificados, diplomas, entre otros documentos requeridos por la institución educativa.
Monteo Tool no solicita ni recopila directamente estos datos personales. Toda esta información es proporcionada y administrada exclusivamente por cada institución educativa, quien es responsable de obtener las autorizaciones necesarias y cumplir con la normativa de protección de datos personales aplicable.
Los datos personales recopilados por Monteo Tool son tratados con las siguientes finalidades:
4.1 Finalidades principales del servicio
- Prestación del servicio: Facilitar la gestión académica y administrativa de las instituciones educativas, incluyendo registro de notas, generación de boletines, gestión de asistencias, comunicación institucional y almacenamiento de documentos.
- Autenticación y acceso: Permitir el acceso seguro a la plataforma mediante credenciales de usuario, gestión de roles y permisos dentro del sistema.
- Facturación y pagos: Generar facturas electrónicas, procesar pagos a través de plataformas autorizadas (PayU) y cumplir con obligaciones tributarias ante la DIAN.
- Soporte técnico: Brindar asistencia, resolver problemas técnicos y mantener el funcionamiento adecuado de la plataforma.
4.2 Finalidades secundarias
- Mejora del servicio: Realizar análisis técnicos y estadísticos agregados y anónimos para optimizar el funcionamiento de la plataforma, desarrollar nuevas funcionalidades y mejorar la experiencia del usuario.
- Comunicaciones institucionales y promocionales: Enviar información relevante sobre actualizaciones del servicio, nuevas funcionalidades, mantenimientos programados, cambios en los términos y condiciones, así como comunicaciones promocionales, ofertas, descuentos y publicidad relacionada con nuestros servicios. Adicionalmente, Monteo Tool puede incluir promociones, ofertas y publicidad de terceros relacionados con productos o servicios educativos (como editoriales, proveedores de material educativo, entre otros), las cuales son opcionales y las instituciones pueden considerar si están interesadas, sin compromiso alguno.
- Estadísticas sectoriales: Generar reportes agregados y anónimos sobre el comportamiento general del sector educativo privado en Colombia, sin identificar a ninguna institución o persona específica.
El tratamiento de datos personales realizado por Monteo Tool se fundamenta en las siguientes bases legales:
- Ejecución de contrato: El tratamiento es necesario para cumplir con las obligaciones contractuales establecidas entre Monteo Tool S.A.S. y la institución educativa, derivadas del uso del software.
- Interés legítimo: Para garantizar la seguridad, estabilidad y correcto funcionamiento de la plataforma, así como para prevenir fraudes y asegurar la integridad del servicio.
- Cumplimiento de obligaciones legales: Para cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias ante la DIAN, incluyendo la emisión y reporte de facturas electrónicas.
Monteo Tool no vende, alquila ni comparte datos personales con terceros para fines comerciales o publicitarios. La información se comparte únicamente con los siguientes proveedores de servicios técnicos necesarios para el funcionamiento de la plataforma:
6.1 Proveedores de servicios autorizados
- Alegra.com: Para la gestión y emisión de facturación electrónica. Solo se comparten los datos necesarios para la generación de facturas (razón social, NIT, dirección de facturación).
- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): Para el reporte fiscal automatizado exigido por la normativa colombiana. Se comparte únicamente la información de facturación electrónica requerida por ley.
- PayU: Para el procesamiento seguro de pagos electrónicos. No se comparten datos personales completos; únicamente se transmiten los datos necesarios para procesar la transacción.
- Proveedores de servicios de hosting y almacenamiento en la nube: Para el alojamiento seguro de la plataforma y respaldo de datos. Todos los proveedores cumplen con estándares internacionales de seguridad.
Todos estos proveedores están contractualmente obligados a mantener la confidencialidad de la información y a implementar medidas de seguridad adecuadas. No utilizan los datos para ningún fin distinto al servicio solicitado.
6.2 Transferencias internacionales
Algunos de nuestros proveedores de servicios en la nube pueden estar ubicados fuera del territorio colombiano. En estos casos, garantizamos que se establecen cláusulas contractuales de protección de datos y que los proveedores cumplen con estándares internacionales de seguridad y privacidad equivalentes o superiores a los establecidos en la legislación colombiana.
Monteo Tool implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción o cualquier otro tipo de tratamiento indebido:
- Restricciones de acceso a la API: La API de Monteo Tool solo acepta consultas y solicitudes provenientes del dominio oficial www.monteotool.com, implementando medidas de seguridad basadas en restricciones de origen para prevenir accesos no autorizados desde otros dominios o aplicaciones.
- Autenticación mediante tokens: El acceso a la plataforma requiere autenticación mediante tokens de seguridad (Bearer tokens) que se validan en cada solicitud, garantizando que solo usuarios autorizados puedan acceder a la información.
- Contraseñas seguras: Las contraseñas se almacenan utilizando algoritmos de hash seguros y nunca se almacenan en texto plano.
- Control de acceso: Implementamos sistemas de autenticación y autorización que restringen el acceso a la información según los roles.
- Respaldos automáticos: Realizamos respaldos diarios automáticos de la información para garantizar su recuperación en caso de incidentes.
- Monitoreo continuo: Supervisamos constantemente la plataforma para detectar y prevenir accesos no autorizados, vulnerabilidades o incidentes de seguridad.
- Actualizaciones de seguridad: Mantenemos actualizado el software y los sistemas con los últimos parches de seguridad disponibles.
A pesar de estas medidas, ningún sistema es completamente seguro. Por ello, recomendamos a las instituciones educativas implementar también medidas de seguridad en su entorno, como el uso de contraseñas fuertes y la capacitación de sus usuarios.
Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recopilados y según los siguientes criterios:
- Datos activos: Mientras la institución educativa mantenga una cuenta activa en la plataforma, conservaremos todos los datos asociados al servicio.
- Datos de facturación: Se conservan durante el tiempo requerido por la normativa fiscal colombiana (generalmente 5 años) para cumplir con obligaciones tributarias.
- Eliminación automática: Si una cuenta institucional es eliminada automáticamente por falta de pago o inactividad (según se establece en los Términos y Condiciones), todos los datos asociados serán eliminados de forma permanente e irreversible después de 30 días sin pago.
- Documentos de usuario: Los documentos cargados por los usuarios se eliminan automáticamente el 29 de noviembre de cada año, garantizando que correspondan únicamente al año académico en curso.
Una vez cumplido el período de retención, los datos personales serán eliminados de forma segura e irreversible.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Acceder a la información personal almacenada y solicitar correcciones cuando sea necesario.
- Solicitar prueba de la autorización: Obtener evidencia de que la institución educativa cuenta con la autorización necesaria para el tratamiento de sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC: Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos.
Importante: Como Monteo Tool actúa como proveedor tecnológico y los datos son administrados por cada institución educativa, las solicitudes de ejercicio de derechos deben ser dirigidas principalmente a la institución educativa correspondiente, quien es la responsable directa del tratamiento.
Reconociendo la especial protección que requieren los datos personales de menores de edad, Monteo Tool establece lo siguiente:
- Responsabilidad de las instituciones: La autorización para el tratamiento de datos personales de menores de edad debe ser otorgada por sus padres, tutores o representantes legales. Cada institución educativa es responsable de obtener estas autorizaciones antes de registrar datos de menores en la plataforma.
- No recopilación directa: Monteo Tool no recopila directamente datos de menores de edad ni establece contacto directo con ellos. Toda la interacción se realiza a través de la institución educativa.
- Cumplimiento normativo: Las instituciones educativas deben cumplir con las disposiciones especiales para menores establecidas en la Ley 1581 de 2012, el Código de la Infancia y Adolescencia, y demás normativa aplicable.
El tratamiento de datos personales en Monteo Tool implica responsabilidades compartidas entre Monteo Tool S.A.S. y las instituciones educativas:
11.1 Responsabilidades de Monteo Tool S.A.S.
- Implementar y mantener medidas técnicas y de seguridad adecuadas para proteger la información almacenada en la plataforma.
- Garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la infraestructura tecnológica.
- No acceder, modificar, compartir ni utilizar los datos personales para fines distintos a los establecidos en esta política.
- Informar oportunamente sobre incidentes de seguridad que puedan afectar los datos personales.
11.2 Responsabilidades de las instituciones educativas
- Obtener las autorizaciones necesarias de los titulares de datos (o sus representantes legales, en caso de menores) antes de registrar información personal en la plataforma.
- Garantizar que los datos ingresados sean veraces, completos y actualizados.
- Implementar controles internos adecuados para gestionar accesos y roles de sus usuarios.
- Capacitar a sus usuarios sobre el uso adecuado de la plataforma y las medidas de seguridad.
- Responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de los titulares de datos dentro de su ámbito de responsabilidad.
- Cumplir con la normativa de protección de datos personales aplicable, especialmente cuando se trate de menores de edad.
Monteo Tool se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en nuestras prácticas, servicios o normativa aplicable.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a las instituciones educativas a través de los canales oficiales (correo electrónico institucional) con al menos 30 días de antelación antes de su entrada en vigor.
La versión actualizada de esta política siempre estará disponible en nuestra plataforma con la fecha de vigencia correspondiente. Se recomienda revisar periódicamente esta política para estar informado sobre cómo protegemos sus datos personales.
Para cualquier consulta, solicitud o ejercicio de derechos relacionados con esta Política de Privacidad o el tratamiento de datos personales, puede contactarnos a través de:
- Correo electrónico: contacto@monteotool.com
- Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a.m. a 2:00 p.m. (hora Colombia)
Nos comprometemos a responder todas las solicitudes dentro de los plazos establecidos.
Esta Política de Privacidad entra en vigor a partir del 1 de noviembre de 2025 y permanecerá vigente mientras Monteo Tool preste el servicio o hasta que sea modificada o sustituida por una nueva versión.
El uso de la plataforma Monteo Tool por parte de las instituciones educativas implica la aceptación de esta Política de Privacidad y el tratamiento de datos personales conforme a lo establecido en ella.
Esta política se complementa con los Términos y Condiciones de Monteo Tool, que deben ser leídos en conjunto para una comprensión completa de cómo operamos y protegemos la información.