Términos y Condiciones

Monteo Tool S.A.S., empresa legalmente constituida en la República de Colombia, identificada con NIT 902001375, con domicilio en Bogotá D.C. y sitio web oficial, es titular y administradora de la plataforma de software Monteo Tool, desarrollada para instituciones educativas privadas en Colombia, con el objetivo de optimizar su gestión académica y administrativa reduciendo el uso de papel.

El presente documento establece los Términos y Condiciones de uso que regulan el acceso, funcionamiento y utilización del software Monteo Tool. Su propósito es definir los derechos, deberes y responsabilidades tanto de Monteo Tool S.A.S. como de las instituciones educativas que hagan uso de la plataforma, en el marco de la prestación del servicio digital orientado a la gestión académica y administrativa de colegios privados en Colombia.

El registro o uso de Monteo Tool implica la aceptación plena, expresa e irrevocable de los presentes Términos y Condiciones. Cualquier persona o institución que acceda, navegue o utilice los servicios de Monteo Tool se entiende que ha leído, comprendido y aceptado íntegramente las disposiciones contenidas en este documento.

Durante el proceso de registro, la institución educativa crea su cuenta principal (cuenta ROOT), la cual representa y administra oficialmente a la institución dentro de Monteo Tool. Esta cuenta es responsable de la gestión general del sistema, la configuración institucional y la administración de los pagos.

El registro requiere el diligenciamiento de la siguiente información:

• Nombre de usuario institucional, que funcionará como identificador único dentro del sistema.
• Nombre completo de la institución educativa.
• Siglas o identificador institucional, que actúan como identificador único de la escuela dentro de Monteo Tool. Estas siglas permiten vincular a todos los usuarios pertenecientes a la institución con su entorno correspondiente dentro del sistema. Por ejemplo, una institución con las siglas mt podrá tener usuarios con identificadores del tipo usuario1.mt. Este identificador podrá modificarse únicamente después de sesenta (60) días desde su última actualización.
• Correo electrónico y contraseña de acceso. El correo electrónico registrado se utiliza para verificar la cuenta, recuperar el acceso en caso de olvido de contraseña y para cualquier comunicación oficial entre Monteo Tool y la institución.
• Información para facturación electrónica, que incluye: razón social, NIT, DV, régimen tributario, municipio, departamento, dirección y correo electrónico de facturación.

Toda la información suministrada debe ser veraz, completa y actualizada, ya que será utilizada para la emisión de la facturación electrónica y la configuración de la cuenta institucional. Los datos asociados a la facturación electrónica no podrán ser modificados posteriormente, excepto el correo electrónico de facturación, que podrá actualizarse en cualquier momento desde la cuenta ROOT.

Monteo Tool no se hace responsable por errores o inconsistencias derivadas de información incorrecta registrada por la institución educativa.

Monteo Tool proporciona las herramientas digitales para la gestión académica y administrativa de los colegios, pero no manipula ni modifica la información interna de las instituciones. Cada escuela es responsable exclusiva del ingreso, administración, actualización y respaldo de sus datos. Monteo Tool solo garantiza la disponibilidad, seguridad y buen funcionamiento técnico del sistema.

Monteo Tool S.A.S. actúa únicamente como proveedor tecnológico, ofreciendo la infraestructura digital necesaria para que las instituciones educativas gestionen su información académica y administrativa dentro de un entorno seguro.

Las cuentas de todos los usuarios, incluidos los estudiantes (quienes en su mayoría son menores de edad), son creadas, administradas y controladas exclusivamente por cada institución educativa. En consecuencia, la institución asume la total responsabilidad por los datos personales y la información que registre, almacene o comparta dentro del sistema.

Monteo Tool S.A.S. no recopila datos personales de manera directa, ni mantiene contacto con estudiantes, acudientes o usuarios finales. Su relación contractual y operativa se da únicamente con la institución educativa que contrata el servicio.

Monteo Tool cumple con las medidas técnicas y de seguridad necesarias para proteger la información alojada en sus servidores. No obstante, el cumplimiento de la normativa relacionada con el tratamiento y autorización de datos personales, especialmente cuando se trate de menores de edad, corresponde exclusivamente a cada institución educativa, en su calidad de responsable del manejo y uso de dichos datos dentro del sistema.

Toda la información y los datos ingresados por cada institución educativa dentro de Monteo Tool pertenecen exclusivamente a dicha institución.

Monteo Tool S.A.S. no comparte, divulga, vende ni cede información entre instituciones ni con terceros ajenos al servicio. El tratamiento de los datos se realiza con estricta confidencialidad y únicamente con los proveedores tecnológicos necesarios para el funcionamiento del sistema, tales como:

• Alegra.com, para la gestión y emisión de facturación electrónica.
• DIAN, para el reporte fiscal automatizado exigido por la normativa colombiana.
• PayU, para el procesamiento seguro de pagos electrónicos.

Fuera de estos casos, Monteo Tool no transfiere datos personales ni institucionales a ningún otro tercero.

Monteo Tool podrá realizar análisis internos, técnicos y estadísticos sobre la información almacenada en el sistema, con los siguientes fines:

• Optimizar el funcionamiento de la plataforma y sus herramientas.
• Desarrollar mejoras, nuevas funciones y servicios basados en el comportamiento general de uso del sistema.
• Generar reportes e indicadores internos que ayuden a las instituciones a evaluar su gestión académica y administrativa.
• Desarrollar estadísticas agregadas y anónimas que permitan analizar el comportamiento general del sector educativo privado en Colombia, sin identificar a ninguna institución o persona.

En ningún caso estos análisis comprometen la identidad, privacidad ni confidencialidad de las instituciones, sus estudiantes o su personal educativo.

Monteo Tool S.A.S. es titular exclusivo de todos los derechos de propiedad intelectual del software, diseño, interfaces, logotipos, código fuente, base de datos y documentación asociada. El uso del sistema no confiere ningún derecho de propiedad sobre los componentes del software.

Monteo Tool ofrece a las instituciones educativas un periodo de prueba inicial de un (1) mes, durante el cual podrán utilizar el sistema en su totalidad y evaluar su funcionamiento antes de realizar el primer pago.

Este periodo no es gratuito. El modelo de uso de Monteo Tool se basa en la modalidad "usa primero, paga después": la institución utiliza el sistema y, al finalizar cada mes, se genera la factura correspondiente al uso realizado durante ese periodo. Por tanto, una vez finalizado el primer mes (periodo de prueba inicial), se emitirá automáticamente la factura por el servicio utilizado.

El servicio se factura de forma mensual y posterior al uso, con base en el número de usuarios activos registrados en la institución durante el mes correspondiente.

El costo por usuario activo es de $3.000 COP. No obstante, se establece un valor mínimo mensual de $100.000 COP, que se aplicará incluso si la institución tiene menos de 34 usuarios activos.

La facturación se realiza mediante la plataforma Alegra.com, la cual genera la factura electrónica a nombre de la institución educativa y la reporta automáticamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme a la normatividad tributaria vigente.

Los pagos se efectúan a través de PayU, que ofrece múltiples opciones seguras de pago disponibles en Colombia (tarjetas débito y crédito, PSE, pagos en efectivo y otros medios autorizados).

Las facturas deben ser pagadas dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la fecha de su generación. De no realizarse el pago dentro de dicho plazo, se aplicarán las medidas descritas en el punto 11 de este documento, referentes al bloqueo temporal del servicio por incumplimiento de pago.

10.1 Carácter del servicio

Monteo Tool es una herramienta tecnológica institucional contratada directamente por colegios privados para optimizar sus procesos académicos, administrativos y comunicativos. El servicio se ofrece bajo el modelo de licenciamiento mensual por usuario activo, con un valor fijo de $3.000 COP (tres mil pesos colombianos) por usuario.

Monteo Tool S.A.S. podrá ajustar anualmente el valor por usuario activo, considerando factores económicos como la inflación nacional, el aumento del salario mínimo legal vigente, o los costos operativos y tecnológicos asociados al mantenimiento del servicio. Dicho ajuste podrá realizarse a partir del primer mes de cada año calendario y será informado previamente a las instituciones educativas a través de los canales oficiales de comunicación de Monteo Tool.

10.2 Facturación y titularidad del contrato

La factura electrónica del servicio se emite exclusivamente a nombre de la institución educativa, la cual mantiene la relación contractual y las obligaciones de pago frente a Monteo Tool S.A.S. Monteo Tool no realiza cobros directos a estudiantes, acudientes o familias, ni establece relación comercial o contractual con ellos.

10.3 Inclusión del valor en los cobros institucionales

La institución educativa podrá incluir el valor del servicio de Monteo Tool dentro de sus costos operativos o cobros institucionales (por ejemplo, matrícula, pensión u otros), siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

• El valor trasladado por cada usuario no podrá superar los $3.000 COP mensuales establecidos por Monteo Tool S.A.S.
• La institución deberá informar de manera clara y transparente a los acudientes o responsables financieros del estudiante que dicho valor corresponde al uso del software institucional Monteo Tool.
• No se podrán aplicar recargos, márgenes de ganancia ni incrementos adicionales sobre el valor oficial establecido.

Monteo Tool reconoce la autonomía administrativa de las instituciones educativas, pero no autoriza la modificación del valor unitario definido para el uso de la plataforma.

10.4 Prohibición de alteración del valor

Monteo Tool S.A.S. establece de manera expresa que el valor máximo por usuario activo es de $3.000 COP mensuales. Ninguna institución educativa podrá aumentar este valor bajo ningún concepto.

El servicio ha sido diseñado con fines educativos, sociales y de accesibilidad tecnológica, por lo que no debe ser objeto de lucro adicional. Cualquier cobro superior al monto autorizado constituye una práctica irregular y contraria a los presentes Términos y Condiciones.

Monteo Tool no avala, ni respalda, ni obtiene beneficio alguno de los cobros adicionales que una institución pudiera realizar de forma independiente. En tales casos, la institución educativa asume toda la responsabilidad legal y ética por los montos cobrados en exceso.

10.5 Derechos de los estudiantes, acudientes y padres de familia

Los estudiantes, acudientes o padres de familia tienen derecho a:

• Ser informados con claridad sobre el valor real y autorizado del servicio de Monteo Tool.
• Negarse a pagar cualquier monto adicional no aprobado por Monteo Tool S.A.S.
• Solicitar a la institución educativa la justificación o comprobantes de los cobros realizados.
• Presentar reclamaciones, denuncias o acciones legales ante las autoridades competentes (Superintendencia de Industria y Comercio, Secretaría de Educación, entre otras) si consideran que el colegio está aplicando cobros indebidos o abusivos.

Monteo Tool S.A.S. no mantiene relación contractual directa con los estudiantes o acudientes y no interviene en los cobros internos de las instituciones. No obstante, rechaza expresamente cualquier intento de lucrarse con un servicio educativo de carácter asequible, reafirmando su compromiso con la transparencia y la equidad en el acceso a la tecnología educativa.

10.6 Prohibiciones y usos indebidos del sistema

Los usuarios e instituciones educativas que utilicen Monteo Tool deberán cumplir con las normas de comportamiento ético, respeto y legalidad establecidas en estos Términos y Condiciones. Queda estrictamente prohibido realizar las siguientes acciones dentro o a través del sistema:

• Utilizar Monteo Tool para desarrollar, promover o almacenar actividades ilícitas o contrarias a la ley colombiana.
• Publicar, enviar o almacenar contenido ofensivo, discriminatorio, obsceno, violento, difamatorio o que vulnere derechos de terceros, incluyendo la privacidad, honra, buen nombre o integridad de cualquier persona.
• Cargar, compartir o difundir material sensible, confidencial o inapropiado que no guarde relación con las finalidades educativas del sistema.
• Manipular, modificar, copiar, descompilar, realizar ingeniería inversa o intentar extraer el código fuente, las bases de datos, algoritmos o componentes técnicos del software Monteo Tool.
• Crear versiones derivadas, redistribuir, revender o sublicenciar Monteo Tool.
• Acceder o intentar acceder a cuentas, módulos o información de otras instituciones o usuarios sin autorización.
• Compartir credenciales de acceso con terceros no autorizados o permitir el uso del sistema a personas ajenas a la institución registradas.

Monteo Tool S.A.S. no se hace responsable por los contenidos, archivos o información que las instituciones educativas o sus usuarios publiquen, registren o administren dentro del sistema.

Cada institución educativa es plenamente responsable del uso que sus usuarios hagan de la plataforma, así como de la veracidad, pertinencia y legalidad de la información que ingresen.

Monteo Tool actúa únicamente como proveedor tecnológico y no interviene, supervisa ni modifica los datos o contenidos generados por las instituciones. Su responsabilidad se limita a garantizar la disponibilidad, seguridad y funcionamiento técnico del sistema.

11.1 Suspensión del servicio

Monteo Tool podrá suspender temporalmente el acceso al sistema cuando hayan transcurrido tres (3) días calendario desde la generación de la factura sin que se haya realizado el pago correspondiente.

Durante el periodo de suspensión, únicamente la cuenta ROOT de la institución podrá acceder al sistema, y exclusivamente al módulo de pagos para realizar la cancelación pendiente.

Una vez el sistema valide el pago a través de PayU, el acceso completo será restablecido automáticamente. Monteo Tool no realiza desbloqueos manuales, ya que la activación se gestiona de forma automática e inmediata tras la confirmación del pago.

11.2 Eliminación de la cuenta institucional

Monteo Tool no elimina cuentas de manera manual ni por solicitud de los usuarios, por razones de seguridad.

La eliminación definitiva de una cuenta institucional ocurre automáticamente cuando hayan transcurrido treinta (30) días calendario desde la fecha de generación de la factura sin que se haya recibido el pago correspondiente.

Al producirse la eliminación automática, toda la información asociada a la cuenta —incluyendo datos institucionales, académicos y administrativos— será borrada de forma permanente e irreversible.

Este procedimiento también contribuye a mantener la integridad y limpieza operativa del servicio, evitando que permanezcan en la plataforma cuentas inactivas o creadas únicamente para pruebas.

Monteo Tool no se hace responsable por la pérdida de información derivada de este proceso automático de eliminación por falta de pago o inactividad prolongada.

12.1 Categorías de evaluación y escala valorativa

• Las categorías de evaluación son los parámetros utilizados por Monteo Tool para el cálculo automático de notas y generación de boletines dentro de un año académico.
• Las categorías de evaluación deben ser configuradas y confirmadas por la cuenta ROOT antes de iniciar el registro de calificaciones o notas en los cursos del año académico en curso.
• Una vez confirmadas, no podrán agregarse ni eliminarse durante el año académico en curso.
• Solo se podrá modificar el nombre, descripción y porcentaje de cada categoría, siempre que el porcentaje total sume el 100%.
• Dentro de este mismo módulo, la institución define la escala valorativa, la cual establece el rango numérico de calificación utilizado (por ejemplo, de 1 a 5, de 1 a 10 o de 1 a 100).
• Una vez existan notas registradas, la escala valorativa quedará bloqueada hasta el cierre del año académico.
• Monteo Tool S.A.S. no se hace responsable por configuraciones erróneas realizadas por la institución en las categorías o escalas valorativas, ni por las notas que se calculen a partir de dichas configuraciones.
• De manera excepcional y previa solicitud de la institución, Monteo Tool podrá intervenir para eliminar todas las notas del año académico en curso, permitiendo una nueva configuración del módulo de evaluación. Esta acción solo se realiza después de una revisión técnica y administrativa para validar su viabilidad.
• Fuera de este caso puntual, Monteo Tool no interviene ni modifica información académica registrada, limitándose a garantizar el correcto funcionamiento técnico del sistema.

12.2 Documentos de usuario

El módulo “Documentos de usuario” permite a la institución crear, administrar y solicitar documentos a los distintos tipos de usuarios (estudiantes, docentes, administrativos, entre otros). La creación y configuración de los tipos de documentos es responsabilidad de la cuenta ROOT.

• Cada tipo de documento puede marcarse como opcional o obligatorio. Si se define como obligatorio, el usuario deberá cargar el archivo correspondiente antes de continuar con el uso normal del sistema.
• Los documentos de usuario pueden ser aprobados o rechazados por los administradores o el personal administrativo autorizado. Adicionalmente, cuando un docente tenga asignado el rol de director de curso, podrá actualizar el estado de los documentos de los estudiantes pertenecientes al curso que dirige, ejerciendo funciones de validación dentro de su ámbito académico.
• Estos documentos pueden incluir información sensible o personal, como copias de tarjetas de identidad, cédulas, certificados, entre otros. Por tanto, la institución educativa es plenamente responsable del tipo de documentos que solicite, de su almacenamiento y del cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales.
• Monteo Tool únicamente proporciona la infraestructura tecnológica segura para la carga, revisión y almacenamiento de los documentos, sin acceder ni analizar su contenido.
• Por motivos de seguridad y protección de la información, todos los documentos de usuario se eliminan automáticamente el 29 de noviembre de cada año. Este proceso garantiza que los archivos correspondan exclusivamente al año académico en curso y evita la conservación de datos personales más allá del periodo necesario.

Monteo Tool realiza todos los esfuerzos razonables para garantizar la disponibilidad, estabilidad y correcto funcionamiento del sistema. No obstante, pueden presentarse interrupciones temporales ocasionadas por mantenimiento, actualizaciones, fallas técnicas de los proveedores externos (como PayU, Alegra o servicios de alojamiento en la nube), o por causas fuera del control directo de Monteo Tool.

En tales casos, Monteo Tool no será responsable por pérdidas de información, retrasos, errores, o perjuicios derivados de dichas situaciones. El servicio se restablecerá en el menor tiempo posible, y Monteo Tool informará a las instituciones en caso de mantenimientos programados o incidencias relevantes.

Monteo Tool ofrece soporte técnico y atención al usuario mediante los siguientes canales oficiales:

• Correo de soporte técnico: contacto@monteotool.com
• Canal jurídico: legal@monteotool.com
• WhatsApp: +57 300 701 5038

Monteo Tool garantiza respuesta oportuna a las solicitudes dentro de los tiempos de atención (lunes a viernes, 8:00 a.m. a 2:00 p.m.).

Estos Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier diferencia, reclamación o conflicto derivado del uso de Monteo Tool será resuelto exclusivamente por los tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.